Lead

Nov 17 09 3:13 PM

Tags : :

Trộn Văn Bản Trong Word
Nhu cầu về trộn văn bản trong Word là rất nhiều. Tôi xin giới thiệu cách thực hiện (Sưu tầm) như ở dưới đây:

8.1.Trộn văn bản trong Winword

Trộn văn bản là cách để đưa thông tin từ danh sách (bảng) đã có vào một đoạn văn bản có một số nội dung nào đó.
Ví dụ: In giấy mời, giáo báo nhập học, phiếu kết quả học tập, ...

Các bước thực hiện:

- Bước 1: Tạo bảng danh sách các nội dung cần trộn. Ví dụ: DSSV, Bảng điểm, bảng danh sách các cán bộ cần mời họp,... Sau đó ghi lên đĩa với tên bất kì.
Lưu ý: Bảng này bao gồm các hàng và các cột trong đó hàng đầu tiên chứa tiêu đề cần trộn như hoten, ngaysinh, diem,...

- Bước 2: Mở một tệp mới soạn thảo nội dung của văn bản cần trộn như giấy mời, giấy báo nhập học,...

- Bước 3: Vào thực đơn dọc Tools\ Mail Merge\ chọn nút Create\ chọn mục From letters...
Chọn nút Active Window

- Bước 4: Chọn nút Get Data\ Open Data Source. Trong hộp thoại Open Data Source ta mở tệp danh sách đã ghi.(DSSV). Sau đó chọn nút Edit main Document

- Bước 5: Sau khi trở về văn bản cần trộn ta đưa trỏ lệnh đến các mục có nội dung chung như Hoten, ngaysinh, ... Sau đó vào Insert merge Field trên thanh công cụ Mail Merge, chọn nội dung các cột tương ứng đã có trong thực đơn này. Lần lượt chọn cho tất cả các mục còn lại của văn bản còn lại ta có thể xem bằng cách nháy trái chuột trên biểu tượng

- Bước 6: Vào lại Tools\ Mail Merge trong hộp thoại của nó ta chọn nút Merge khi đó hộp thoại xuất hiện:
Trong hộp thoại này ta chọn:
+ All: để trộn tất cả
+ From .. To để trộn từ hàng nào đến hàng nào
+ Mục When merging Record: Để chọn hoặc không chọn việc trộn ra các hàng không có dữ liệu.
Cuối cùng chọn nút Merge.

Tạo các hiệu ứng

Tạo chú thích: Để tạo chú thích ta đặt con trỏ sau từ cần chú thích, vào Insert\chọn FootNote trong hộp thoại của nó ta chọn:
Auto Number để tự động chọn thứ tự chú thích.
Custom Mark: Để tự đánh số hoặc chọn kí tự đặc biệt
FootNote: Để ghi dòng chú thích ở cuối trang
End Note: Để ghi dòng chú thích ngay sau dòng văn bản cần chú thích.
Chọn Options để thay đổi các chế độ như bắt đầu đánh số chú thích, kiểu đánh,...
Tạo chú thích nổi: Vào Insert\Comment đánh nội dung cần chú thích. Cuối cùng chọn Close.

Chèn nội dung của một File khác vào văn bản hiện thời:

Để chèn nội dung của một tệp văn bản khác đã có vào văn bản ta đang soạn thảo ta thực hiện như sau:
B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.
B2: Vào Insert\File... mở tệp có nội dung cần chèn. Khi đó nội dung của văn bản được mở sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ trong văn bản hiện thời

8.2. In ấn

Xem trước khi in:
Chọn BT hoặc Ctrl + F2.
Chỉnh sửa trước khi in:
Vào File/ Page Setup/ XHHT:
Margins:
Lề trên.
Lề dưới.
Lề trái
Lề phải.
Gáy sách.
Khoảng cách với tiêu đề trên.
Khoảng cách với tiêu đề dưới.
Chọn In 2 mặt giấy.
Chọn ngầm định.
Pape Size:
Chọn giấy in.
Chọn in đứng.
Chọn in ngang.
Chọn OK.

8.3. IN:

Vào File/ Print (hoặc Ctrl + P hoặc chọn BT )/ XHHT:
Name: Tên máy in.
All: In tất cả.
Current page: in trang chứa con trỏ.
Pages: In có lựa chọn.
Number of copies: Số bản in.

--------------------
Click here to view the attachment
Quote    Reply   
avatar

KingRosea

Sub Admin

Posts: 4,106

#1 [url]

Nov 17 09 3:14 PM

Trộn văn bản Word và Excel (2)
1. Tạo file Excel trước, có các cột theo ý của bạn, ví dụ file Excel có tên Danhmuc.xls có các cột sau tương ứng với cột A/B/C/D, sau đó save file này vào đâu đó trên ổ cứng ID/ Hoten/ Ngaysinh/Dia chi /...
2. Mở Word, soạn sẵn form của văn bản cần trộn, lưu ý để trống những chỗ cần điền văn bản tự động vào
3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...
4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next.
5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...
6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.
7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).
8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers
9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK
10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu (Tôi chắc bạn bị mắc ở chỗ này :-)
11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.
12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.
13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.
14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.

--------------------
Click here to view the attachment

Quote    Reply   
avatar

KingRosea

Sub Admin

Posts: 4,106

#2 [url]

Nov 17 09 3:14 PM

1. Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra hai file văn bản. File thứ nhất là mẫu thư mời gọi là tài liệu chính (New Main Document), ví dụ như mẫu sau:

2. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư),
3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...

4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next.

5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...

6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.

7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).

8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers

9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK

10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu (Tôi chắc bạn bị mắc ở chỗ này :-)

11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.

12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.

13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.

14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.


--------------------
Click here to view the attachment

Quote    Reply   
Add Reply

Quick Reply

bbcode help